“十四五”期间，杭州市档案部门以习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神为指导，坚决扛起省会城市政治担当、主办城市责任担当，全力抓好杭州第19届亚运会（以下简称“杭州亚运会”）专项档案工作，全方位留存杭州亚运会“闪光记忆”，为全国重大活动专项档案管理提供杭州经验。

一是抓好顶层设计高位统筹“着力点”。针对杭州亚运会多地协办、多级联动、赛前赛时指挥体系不同等特点，建立完善“统一领导、分级管理”的档案工作机制，构建两级领导小组，核心管理层面建立“三级责任制”，明确亚组委、各竞赛场馆、独立训练场馆运行团队以及赛事总指挥部、专项工作团队等部门职责任务；工作落实层面组建由各级档案部门领导和业务负责人组成的档案领域核心团队，提升“点对点”服务保障能力。二是夯实体系完整闭环管理“支撑点”。先后编制印发《2022年第19届亚运会档案管理规定》《2022年第19届亚运会档案工作实施方案》等制度文件，对杭州亚运会、亚残运会赛时档案收集、整理移交、保管利用等工作提出具体要求。持续推行动态周报制度，对赛时赛后档案工作重点和关键节点进行再落实。定期对各区县及市属场馆的整改工作开展“回头看”，确保杭州亚运会档案的完整收集。三是锚定科学管理无缝对接“关键点”。基于杭州亚运会组织架构多次迭代，采用一部（亚组委各部室）一策，分门别类细化服务保障方案。市档案局、市档案馆主要领导牵头、分管领导全程跟进、年轻干部履职担当，在赛事各关键时间节点组织档案工作培训10余次，对20家市直单位及7家档案服务企业开展杭州亚运会安全专项执法检查；赛时对所辖杭州市亚运运行保障指挥部及杭州棋院等6个场馆的档案工作开展常态监督检查；赛后将文件材料收集归档列入《赛后移交阶段工作指导意见》，对各团队撤离前需完成的档案工作作硬性要求。四是畅通档案高效利用“快车道”。研究制定“亚运档案特别提醒清单”，定期发布亚组委文书档案目录。针对杭州亚运会项目政府采购管理无据可循，开闭幕、火炬传递方案难以确定等难题，全面查找馆藏资料并提供Ｇ20杭州峰会项目采购管理相关档案，通过异地查档从广州市档案馆调取广州亚运会开闭幕式、火炬传递等档案11卷、182页作为参考。

一是形成“海量”档案资源。接收亚组委、赛事总指挥部、奥体中心主体育场等档案进馆，收集59个场馆团队及其对应的29个属地办赛部门的档案数字资源，形成文书、照片、声像、实物、社交媒体等各门类档案共计54.9万余件（卷），数据总量600TB。二是充分发挥档案功能。积极服务杭州亚运会博物馆筹建、杭州亚运志撰写等工作，为杭州亚运会展示中心建设提供实物档案110件，为“杭州亚运会展厅”筹建提供照片档案96张、实物档案5件，为杭州亚运会纪录片拍摄、亚运志编撰等提供档案利用共计400余次，涉及条目8.5万条。开发馆藏资源，推出《档案中的亚运记忆》专题推送，梳理历届亚运会相关知识，获得社会广泛好评。三是积极分享杭州经验。杭州亚运会档案资源体系既包含工作组织、运行体系、管理模式及各类专业人力资源等相关材料，也包含赛事筹备前后的城市运营、产业发展等方案，完整且系统，具有参考价值。杭州市档案部门积极总结国际大型赛事筹办的相关经验，主动为第9届亚洲冬季运动会、第十五届全国运动会等重大赛事举办提供档案查阅利用等服务。

一是全力打通电子档案收集“快车道”。以HTML格式保存杭州亚运会官方微信公众号推文中的照片、音视频等数字资源，做好杭州亚运会竞赛报名系统、杭州亚运会工作人员和志愿者管理系统等23个管理系统的业务记录采集，对杭州亚运会官方网站网页电子文件进行整体归档，为后续利用研究奠定基础。二是数智赋能档案高效进馆。创新引入人工智能辅助质检，采用OCR与NLP技术深度融合的方式建立杭州亚运会档案人工智能质检模型，对档案数字化成果进行100%初检，为后续人工精细化质检提供有力辅助，确保产生的相关档案在整体赛事结束后及时进馆。三是积极探索档案活化利用。打造信息高度集中、便于利用的“一站式”档案服务体系，融合分词库、规则库、NLP以及人工智能等前沿技术，将文书、照片、声像等多门类档案按7个维度进行结构化分解与数据化提取。截至目前，已成功构建杭州亚运会专题档案分类模型，形成32个主题，近100个分类，为构建档案知识库、打造可视化多元利用平台夯实基础。

文章来源：《中国档案》2025年第11期

作者单位：杭州市档案馆